VERGÜTUNGSVERHANDLUNGEN 2027
Vergütungsverhandlungen Pflege: SGB V, SGB XI, Kalkulation & Ablauf
Steigende Personal- und Sachkosten erhöhen den wirtschaftlichen Druck auf ambulante Pflegedienste. Gleichzeitig müssen Vergütungsforderungen gegenüber Kranken- und Pflegekassen nachvollziehbar, belastbar und zur jeweiligen Vertragsgrundlage passend hergeleitet werden.
Dieser Ratgeber zeigt, welche Kosten für die Kalkulation relevant sind, wie sich SGB V und SGB XI unterscheiden, welche Unterlagen benötigt werden und wie eine Vergütungsverhandlung strukturiert vorbereitet und durchgeführt werden kann.
Wann reicht die bestehende Vergütung nicht mehr aus?
Für viele Pflegedienste liegt die eigentliche Herausforderung nicht darin, mehr Umsatz zu erzielen, sondern mit den bestehenden Vergütungssätzen dauerhaft wirtschaftlich arbeiten zu können.
Besonders die Personalkosten haben sich in den vergangenen Jahren deutlich verändert. Hinzu kommen steigende Aufwendungen für Fahrzeuge, Versicherungen, Mieten, Software, Verwaltung und weitere betriebliche Kosten.
Problematisch wird es, wenn diese Entwicklungen in den bestehenden Vergütungssätzen nicht oder nur teilweise abgebildet werden.
Dann kann ein Pflegedienst trotz guter Auslastung und steigender Umsätze an Ertragskraft verlieren.
Deshalb sollte vor jeder Vergütungsverhandlung zunächst geklärt werden:
- Wie hoch sind die tatsächlichen Vollkosten?
- Welche Kosten haben sich seit der letzten Vereinbarung verändert?
- Welche Entwicklungen sind für den kommenden Vergütungszeitraum bereits absehbar?
- Und welche Vergütung ist notwendig, damit der Pflegedienst wirtschaftlich stabil arbeiten kann?
SGB
SGB V & XI Experten
9 JAHRE
Pflegespezialisierung
100%
Deutschlandweit tätig
4,9★
Google-Bewertung
Zertifizierte Kompetenz für wirtschaftliche Fragestellungen
Vergütungsverhandlungen erfordern neben Branchenkenntnis insbesondere betriebswirtschaftliches Verständnis und eine belastbare Analyse der Unternehmenszahlen. Unsere Qualifikationen und Mitgliedschaften – darunter DGuSV, TMA und IfUS – stehen für fundierte Expertise in Unternehmensbewertung, Finanzierung, Restrukturierung und wirtschaftlicher Unternehmensanalyse.
Vergütungen für 2027 professionell verhandeln
Sind steigende Kosten allein ein Grund für höhere Vergütungssätze?
Nicht automatisch. Dass Löhne, Sachkosten, Versicherungen oder andere betriebliche Aufwendungen steigen, ist zunächst eine wirtschaftliche Entwicklung im Unternehmen. Für eine Vergütungsverhandlung kommt es darauf an, wie sich diese Veränderungen konkret auf die Kosten der Leistungserbringung auswirken und wie nachvollziehbar sie dargestellt werden können.
Gerade darin liegt eine der zentralen Herausforderungen: Die tatsächliche Kostenentwicklung eines Unternehmens lässt sich nicht immer mit einer allgemeinen prozentualen Steigerung abbilden.
Zwei Unternehmen können beispielsweise einen vergleichbaren Umsatz erzielen und trotzdem deutlich unterschiedliche Kostenstrukturen haben. Personalquote, Lohnniveau, Leistungsstruktur, Sachkosten, Verwaltung und Leitung können erheblich voneinander abweichen.
Hinzu kommen aktuell andauernde Änderungen in den Rahmenbedingungen, bspw. Gesetzesänderungen oder Einflussfaktoren wie Zinsen, Preiserhöhungen, Tarifveränderungen und branchenspezifische Neuerungen. Diese erschweren häufig für die Einrichtungen den Blick nach vorne – und dieser ist entscheidend, da die Vergütungsverhandlung nicht nur Kosten aus der Vergangenheit ausgleichen, sondern zukünftige Zeiträume wirtschaftlich absichern soll. Absehbare Veränderungen müssen demnach eingepreist werden.
Wir unterstützen Pflege-, Gesundheits- und Sozialunternehmen bei der Vorbereitung, Kalkulation und Durchführung von Vergütungsverhandlungen mit Pflegekassen, Krankenkassen, Sozialhilfeträgern, Städten, Kommunen, Landschaftsverbänden und Individualthemen.
Dabei begleiten wir unterschiedliche Leistungs- und Versorgungsformen:
- ambulante Pflege nach SGB XI
- häusliche Krankenpflege nach SGB V
- außerklinische Intensivpflege SGB V
- ambulante Pflege- und Betreuungswohngemeinschaften SGB XI und SGB XII
- Tagespflege und teilstationäre Pflege SGB XI
- Eingliederungshilfe und Assistenzleistungen SGB IV
- Kinder- und Jugendhilfe SGB XIII
- Mutter-Kind-Einrichtungen SGB XI
- palliative Versorgungsangebote SGB V
- weitere individualvertragliche Leistungs- und Entgeltvereinbarungen
IST-KOSTEN
zeigen die tatsächliche wirtschaftliche Ausgangssituation des Pflegedienstes.
SGB V
folgt eigenen gesetzlichen und vertraglichen Vergütungsregelungen.
PLAN-
KOSTEN
bilden belastbar absehbare Entwicklungen des kommenden Vergütungszeitraums ab.
SGB XI
stellt insbesondere § 89 SGB XI in den Mittelpunkt der Vergütungsvereinbarung.
ZUKÜNFTIGE ENTWICKLUNG
Vergütungsvereinbarungen wirken in die Zukunft. Deshalb können neben historischen Zahlen auch bereits belastbar absehbare Kostenentwicklungen für den kommenden Zeitraum relevant sein.
PERSONALKOSTEN
Löhne, Gehälter, Zuschläge und die Personalstruktur gehören zu den wichtigsten Kostenfaktoren eines ambulanten Pflegedienstes. Entscheidend ist, die tatsächliche Entwicklung nachvollziehbar darzustellen und nicht nur mit allgemeinen Lohnsteigerungen zu argumentieren.
SACHAUFWAND
Fahrzeuge, Kraftstoff, Miete, Versicherungen, Software, Verwaltung und weitere Aufwendungen können sich ebenfalls erheblich verändern. Erst gemeinsam mit den Personalkosten entsteht ein realistisches Bild der wirtschaftlichen Entwicklung.
Vorbereitung
Welche Unterlagen braucht eine belastbare Vergütungsverhandlung?
Eine Vergütungsforderung sollte sich aus nachvollziehbaren Unternehmensdaten ableiten lassen. Dafür reicht es in der Regel nicht, einzelne Kostensteigerungen herauszugreifen.
Unternehmenszahlen, Personaldaten, Betriebskosten und Vertragsgrundlagen müssen zusammenpassen und ein konsistentes Bild der wirtschaftlichen Situation ergeben.
UNTERNEHMENSZAHLEN
Die wirtschaftliche Entwicklung des Pflegedienstes muss nachvollziehbar dargestellt werden können.
Jahresabschlüsse
Aktuelle BWA
Summen- und Saldenlisten
PERSONALDATEN
Personalkosten und deren Entwicklung werden strukturiert aufbereitet.
Lohnjournale
Mitarbeiterstruktur
Absehbare Lohnentwicklung
BETRIEBSKOSTEN
Auch die übrigen laufenden Aufwendungen gehören in die wirtschaftliche Betrachtung.
Fahrzeuge & Mobilität
Miete & Nebenkosten
Software, Verwaltung & Versicherungen
VERTRAGSGRUNDLAGEN
Die Kalkulation muss zur jeweiligen Leistungs- und Vertragsgrundlage passen.
Aktuelle Vergütungsvereinbarungen
Laufzeiten & Fristen
Leistungs- und Abrechnungsdaten
VERHANDLUNGS-CHECK
Wie gut ist Ihr Pflegedienst auf die nächste Vergütungsverhandlung vorbereitet?
Eine vollständige Datensammlung ist wichtig. Entscheidend ist aber, ob sich daraus bereits eine schlüssige Kalkulation und eine nachvollziehbare Verhandlungsposition entwickeln lassen.
➔ Wann wurden Ihre Vergütungssätze zuletzt angepasst?
➔ Kennen Sie die tatsächlichen Vollkosten Ihres Pflegedienstes?
➔ Können Sie Ihre Personalkostenentwicklung nachvollziehbar darstellen?
➔ Sind alle wesentlichen Sachkosten aktuell erfasst?
➔ Haben Sie bereits absehbare Kostensteigerungen berücksichtigt?
➔ Kennen Sie Fristen und Regelungen Ihrer bestehenden Vereinbarungen?
VERHANDLUNGSPOSITION
Was stärkt eine Vergütungsforderung – und was macht sie angreifbar?
Eine hohe Kostensteigerung allein macht noch keine belastbare Verhandlungsposition aus. Entscheidend ist, ob Zahlen, Annahmen und Nachweise logisch zusammenpassen.
Eine sauber hergeleitete Kalkulation erleichtert die Argumentation. Unvollständige Daten oder pauschale Forderungen können dagegen zusätzliche Rückfragen auslösen.
STARKE GRUNDLAGE
✓ Aktuelle Unternehmenszahlen
✓ Nachvollziehbare Personalkosten
✓ Vollständige Kostenstruktur
✓ Belegbare Kostenentwicklungen
✓ Plausible Zukunftsannahmen
✓ Konsistente Kalkulation
TYPISCHE SCHWACHSTELLEN
✕ Pauschale Prozentforderung
✕ Veraltete Unternehmenszahlen
✕ Fehlende Kostenpositionen
✕ Unzureichende Nachweise
✕ Unbegründete Prognosen
✕ Widersprüchliche Angaben
Strategischer Hinweis:
„Eine Vergütungsverhandlung sollte nicht mit der Frage beginnen, wie viel Prozent mehr gefordert werden. Entscheidend ist zunächst, welche Kosten tatsächlich entstehen, wie sie sich entwickeln und welche Vergütung sich daraus wirtschaftlich ableiten lässt.“
Ben Keller | Geschäftsführer
Strategischer Hinweis:
„Eine Vergütungsverhandlung sollte nicht mit der Frage beginnen, wie viel Prozent mehr gefordert werden. Entscheidend ist zunächst, welche Kosten tatsächlich entstehen, wie sie sich entwickeln und welche Vergütung sich daraus wirtschaftlich ableiten lässt.“
Ben Keller | Geschäftsführer
Vergütungsverhandlungsarten und wesentliche Unterschiede
Läuft die Kalkulationserstellung und Verhandlung in allen Leistungsbereichen gleich ab?
Sie unterscheiden sich sogar gravierend. In manchen Bereichen werden Verhandlungen ausschließlich auf Vergangenheitswerten geführt, obwohl die Vergütungen in die Zukunft gerichtet sind.
Die Lohnstruktur der Mitarbeitenden hat maßgebliche Einflüsse auf die Refinanzierung der Kosten. Ob Tarifvollanwender, -anlehner oder Zahlweisen nach dem regional üblichen Entgelt unterscheiden sich nicht nur in ihrer Transparenz und Nachvollziehbarkeit, sondern auch in der Verhandlungsfähigkeit mit Kostenträgern.
Hinzukommen landesspezifische und regionale Unterschiede – teilweise zwischen verschiedenen oder sogar innerhalb der gleichen Kostenträger. So variieren bspw. Verhandlungspartner innerhalb der selben Abteilung bei Pflege- oder Krankenkassen, in Sozialämtern oder Landschaftsverbänden. Diese Einrichtungen gehen grundsätzlich differenziert in der Kalkulationsprüfung und Verhandlungsführung heran.
Es ist also entscheidend, was mit wem wofür in welchem Zeitraum auf Grundlage wovon verhandelt wird. Individuell.
Innerbetrieblich kommt es auf zahlreiche Faktoren neben der Leistungserbringung, Overhead- und direkten Personalkosten, Sach- und Investitionskosten vor allem auf Effizienzwerte an.
Woran werden Produktivität, Digitalisierungsfortschritte, Ablauf- und Organisationsprozesse gemessen und zwischen einschlägigen Leistungserbringern verglichen?
Die entscheidende Frage lautet daher nicht:
„Wie stark sind unsere Kosten gestiegen?“
Sondern:
„Welche Vergütung lässt sich aus unserer tatsächlichen und erwartbaren Kostenstruktur nachvollziehbar herleiten?“
Im Überblick:
Ambulante Pflege nach SGB XI
Typische Vergütungsformen
- Punktwertverhandlungen
- Vergütung von Leistungskomplexen
- zeitbezogene Vergütung
- Vergütung von Beratungsbesuchen
- Zuschläge und landesspezifische Sonderregelungen
- Refinanzierungsbestandteile, beispielsweise Ausbildungsumlagen
Wesentliche Kalkulationsschwerpunkte
- Personalstruktur nach Qualifikation und Funktion
- tarifliche oder regional übliche Entlohnung
- Nettojahresarbeitszeit
- Leitung und Verwaltung
- Wege- und Fahrtzeiten
- Sach- und Betriebskosten
- Leistungsmengen und Punktvolumen
- Zuschläge und Ausbildungskosten
- Abgrenzung von SGB XI, SGB V und Privatleistungen
Häusliche Krankenpflege nach SGB V
Typische Vergütungsformen
- Preise je Leistung oder Leistungsgruppe
- Einsatzpauschalen
- zeitbezogene Vergütungen
- Hausbesuchs- oder Wegepauschalen
- Einzelfallvereinbarungen
- besondere Vergütungen für spezialisierte Leistungen
Betreuungspauschalen in ambulanten Wohngemeinschaften
Typische Vergütungsstruktur
Bei ambulanten Wohngemeinschaften müssen unterschiedliche Zahlungsströme getrennt betrachtet werden:
- individuelle Pflegeleistungen nach SGB XI
- Behandlungspflege nach SGB V
- Wohngruppenzuschlag
- Betreuungspauschale privat und nach SGB XII
- hauswirtschaftliche Leistungen
- Miete und Haushaltsgelder
- individuelle Leistungen des Sozialhilfeträgers
- private Zusatzleistungen
Pflegesätze in Tagespflegeeinrichtungen
Typische Vergütungsbestandteile
- pflegebedingter Aufwand je Belegungstag
- häufig Differenzierung nach Pflegegrad
- Unterkunft
- Verpflegung
- zusätzliche Betreuungskräfte
- Ausbildungsrefinanzierung
- Fahrtkosten oder Fahrdienst
- gesondert berechenbare Investitionskosten
Außerklinische Intensivpflege, 1:1-Versorgung
Typische Vergütungsform
- zentraler Stundensatz je Leistungserbringer
- gegebenenfalls Differenzierung nach Erwachsenen sowie Kindern und Jugendlichen
- gegebenenfalls Differenzierung nach Versorgungsart
- ergänzende Regelungen zu Sach- und Overheadkosten
- gesonderte Vereinbarungen bei besonderen Konstellationen
Außerklinische Intensivpflege in Wohneinheiten und WGs
Typische Vergütungsform
- versichertenbezogener Stundensatz
- Vergütung je Bewohner und Stunde
- Personalschlüssel in Abhängigkeit von Belegung oder Platzzahl
- minutengenaue Abrechnung angebrochener Stunden
- keine oder reduzierte Vergütung bei Abwesenheit
- Personalabgleich und Nachweis der tatsächlichen Besetzung
SAPV, AAPV und palliative Pflegeleistungen
Prüf- und Kalkulationsschwerpunkte
- konkrete landesvertragliche Grundlage
- Abgrenzung AAPV, SAPV und allgemeine HKP
- Einsatz- oder Zeitvergütung
- Zuschläge zweite Pflegekraft oder besondere Versorgungssituationen
- Dokumentations- und Abstimmungsaufwand
- Ausschluss von Doppelabrechnungen
Eingliederungshilfe und Assistenzleistungen
Typische Vergütungsformen
- Fachleistungsstunden
- Personen- oder Klientenbudgets
- Tages- oder Monatspauschalen
- Grund- und Maßnahmenpauschalen
- Sachkosten- und Investitionsbestandteile
- leistungsbezogene Entgelte auf Basis von Leistungs- und Vergütungsvereinbarungen
2.9 Kinder- und Jugendhilfe, Mutter-Kind-Zentren
Typische Prüf- und Kalkulationsfelder als fachlicher Vorschlag
- Leistungsbeschreibung und Betreuungskonzept
- vereinbarte Platzzahl
- Belegung und Auslastung
- Betreuungsschlüssel
- Nachtbereitschaft und Nachtwache
- pädagogischer Fachdienst
- Leitung und Verwaltung
- Hauswirtschaft und Verpflegung
- Raum- und Gebäudekosten
- Sach- und Ausstattungskosten
- direkte und indirekte Betreuungszeiten
- Ausfall- und Fehlbelegungsregelungen
- Investitions- und Instandhaltungsanteile
Leistungsbereiche getrennt betrachten
Eine betriebswirtschaftliche Vollkostenrechnung betrachtet zunächst das gesamte Unternehmen. Für die konkrete Vergütungsverhandlung muss anschließend geprüft werden, welche Kosten welchem Leistungsbereich zugeordnet werden können und welche Vorgaben dort gelten.
LEISTUNGSSTRUKTUR
Welche Leistungen erbringt der Pflegedienst tatsächlich und wie verteilen sich diese auf die einzelnen Leistungsbereiche?
VERTRAGSGRUNDLAGE
Welche Vereinbarungen gelten aktuell und welche Laufzeiten, Fristen und Regelungen sind vorgesehen?
KOSTENZUORDNUNG
Welche Kosten entstehen für die jeweiligen Leistungsbereiche und wie werden gemeinsam anfallende Kosten berücksichtigt?
VERHANDLUNGSLOGIK
Welche Anforderungen gelten für die jeweilige Kalkulation und wie muss die Forderung nachvollziehbar dargestellt werden?
Kunden der Amberger Consulting
VOLLKOSTENKALKULATION
Welche Kosten gehören in eine Vergütungskalkulation?
Eine belastbare Kalkulation betrachtet nicht nur einzelne Preissteigerungen, sondern die Kostenstruktur des Pflegedienstes als Ganzes.
Personalkosten spielen dabei eine zentrale Rolle. Daneben beeinflussen jedoch auch Fahrzeuge, Räume, Versicherungen, Software, Verwaltung und weitere betriebliche Aufwendungen die Kosten der Leistungserbringung.
Welche Positionen im konkreten Verfahren berücksichtigt werden können und welche Nachweise erforderlich sind, richtet sich nach dem jeweiligen Leistungsbereich und den geltenden Vorgaben.
KOSTENBLOCK
EINORDNUNG
Personalkosten
KERN
Lohnentwicklung
KERN
Fahrzeuge & Mobilität
RELEVANT
Miete & Räume
RELEVANT
Verwaltung
RELEVANT
Marketing, Software & IT
RELEVANT
Versicherungen
RELEVANT
Fortbildungen & sonstige Sachkosten
PRÜFEN
Häufiger Fehler – nur Personalkosten betrachten
Löhne und Gehälter stehen zu Recht im Mittelpunkt vieler Vergütungskalkulationen. Trotzdem bilden sie nicht die gesamte Kostenentwicklung ab.
Steigen gleichzeitig Fahrzeuge, Versicherungen, Mieten, Software oder Verwaltungskosten, kann die Summe dieser Veränderungen die Wirtschaftlichkeit zusätzlich erheblich beeinflussen.
Zukunftskosten nachvollziehbar einordnen:
Eine neue Vergütung soll für einen zukünftigen Zeitraum funktionieren. Bereits belastbar absehbare Entwicklungen können deshalb ebenfalls relevant sein.
Entscheidend ist, dass Annahmen nachvollziehbar hergeleitet und mit geeigneten Unterlagen beziehungsweise Planungsgrundlagen gestützt werden.
10 Schritte
Wie läuft eine Vergütungsverhandlung konkret ab?
Die eigentliche Verhandlung ist nur ein Teil des Prozesses. Ein großer Teil der Arbeit findet bereits vorher statt: Vertragslage prüfen, Daten aufbereiten, Kosten kalkulieren und daraus eine belastbare Forderung entwickeln.
AUSGANGSLAGE ANALYSIEREN
Aktuelle Vergütung, Kostenentwicklung und wirtschaftliche Situation werden gegenübergestellt. So wird sichtbar, wo konkreter Anpassungsbedarf besteht.
VERTRAGSLAGE PRÜFEN
Bestehende Vereinbarungen, Laufzeiten, Fristen und weitere relevante Regelungen werden geprüft.
UNTERLAGEN AUFBEREITEN
Unternehmenszahlen, Personaldaten, Sachkosten und erforderliche Nachweise werden strukturiert zusammengestellt.
PERSONALKOSTEN KALKULIEREN
Aktuelle Löhne, Gehälter, Zuschläge und Personalstruktur werden analysiert und absehbare Veränderungen berücksichtigt.
SACHKOSTEN ERMITTELN
Fahrzeuge, Miete, Versicherungen, Software, Verwaltung und weitere betriebliche Aufwendungen werden erfasst.
VOLLKOSTEN BERECHNEN
Die relevanten Kostenpositionen werden zu einer konsistenten wirtschaftlichen Kalkulation zusammengeführt.
FORDERUNG HERLEITEN
Aus der Kalkulation wird abgeleitet, welche Vergütung wirtschaftlich erforderlich ist und wie die Forderung begründet werden kann.
VERHANDLUNG FÜHREN
Kalkulation und Forderung werden gegenüber den zuständigen Kostenträgern vertreten. Rückfragen und Gegenpositionen werden geprüft.
ERGEBNIS BEWERTEN
Ein Gegenangebot sollte nicht allein anhand einer prozentualen Erhöhung beurteilt werden. Entscheidend ist die wirtschaftliche Gesamtwirkung.
VEREINBARUNG UMSETZEN
Nach Abschluss werden die neuen Konditionen in Abrechnung und Controlling übernommen. Danach sollte geprüft werden, ob die kalkulierte wirtschaftliche Wirkung tatsächlich eintritt.
Unser Tipp:
„Die Qualität einer Vergütungsverhandlung entscheidet sich zu einem großen Teil vor dem eigentlichen Verhandlungstermin. Wer Kosten, Vertragslage und Argumentation sauber vorbereitet, kennt auch den wirtschaftlichen Spielraum für die Verhandlung.“
Zum kostenlosen Verhandlungsleitfaden
Celina Hedderich | Beraterin für Vergütungsverhandlungen
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Celina Hedderich | Beraterin für Vergütungsverhandlungen
Rückrufformular
Sie haben eine konkrete Frage zu Ihrer Kalkulation oder einer anstehenden Vergütungsverhandlung?
Unser Team meldet sich zeitnah bei Ihnen, um Ihre Frage einzuordnen und mögliche nächste Schritte zu besprechen.
VERHANDLUNGSERGEBNIS
Was passiert, wenn keine Einigung erzielt wird?
Nicht jede Vergütungsverhandlung endet unmittelbar mit einer neuen Vereinbarung. Einzelne Kostenpositionen können unterschiedlich bewertet, zusätzliche Nachweise verlangt oder Annahmen zur zukünftigen Entwicklung hinterfragt werden.
Dann kommt es darauf an, die offenen Punkte sauber zu dokumentieren und den weiteren Verfahrensweg anhand der jeweiligen gesetzlichen und vertraglichen Grundlage zu bestimmen.
EINIGUNG IN DER VERHANDLUNG
Viele Differenzen können innerhalb des laufenden Verfahrens geklärt werden.
• Kalkulation erläutern
• Nachweise ergänzen
• Rückfragen beantworten
• Gegenangebote bewerten
KEINE EINIGUNG / WEITERES VERFAHREN
Bleiben wesentliche Punkte strittig, muss geprüft werden, welche weiteren Verfahrenswege vorgesehen sind.
• Streitpunkte dokumentieren
• Verhandlungsstand festhalten
• Rechtsgrundlage prüfen
• Weiteres Verfahren bewerten
Praxishinweis
Eine Schiedsstelle oder ein anderes vorgesehenes Konfliktlösungsverfahren ersetzt keine belastbare Kalkulation. Je sauberer Kosten, Nachweise und Verhandlungsverlauf dokumentiert sind, desto besser lässt sich die eigene Position auch im weiteren Verfahren vertreten.
Wir empfehlen: Forderungen, Gegenangebote, eingereichte Unterlagen und offene Punkte während des gesamten Verfahrens dokumentieren – nicht erst dann, wenn eine Einigung nicht mehr erreichbar erscheint.
TYPISCHE FEHLER
Welche Fehler schwächen Vergütungsverhandlungen?
Probleme entstehen häufig nicht erst am Verhandlungstisch. Eine verspätete Vorbereitung, unvollständige Zahlen oder eine zu pauschale Kalkulation können die eigene Position bereits vorher erheblich schwächen.
ZU SPÄT BEGINNEN
Wer erst kalkuliert, wenn die bestehende Vergütung bereits deutlich hinter der Kostenentwicklung zurückliegt, verliert Handlungsspielraum.
PAUSCHALE PROZENTE FORDERN
Eine gewünschte prozentuale Erhöhung ersetzt keine wirtschaftliche Herleitung aus der individuellen Kostenstruktur.
VERALTETE ZAHLEN VERWENDEN
Nicht aktuelle Personal-, Finanz- oder Sachkostendaten können die Aussagekraft der gesamten Kalkulation schwächen.
NUR ZURÜCKBLICKEN
Eine neue Vergütung wirkt in die Zukunft. Belastbar absehbare Veränderungen sollten deshalb nicht unberücksichtigt bleiben.
VERTRÄGE UND FRISTEN ÜBERSEHEN
Laufzeiten, Fristen und vertragliche Regelungen können erheblichen Einfluss auf Zeitpunkt und Ablauf des Verfahrens haben.
NUR AUF PROZENTE SCHAUEN
Eine höhere prozentuale Anpassung ist nicht automatisch ein gutes Ergebnis. Entscheidend ist die Wirkung auf die tatsächliche Wirtschaftlichkeit.
VERHANDLUNGSWEG
Pauschale Anpassung oder individuelle Vollkostenverhandlung – was ist sinnvoller?
Eine pauschale Vergütungsanpassung kann mit deutlich weniger Aufwand verbunden sein. Sie bildet jedoch nicht zwangsläufig die tatsächliche Kostenentwicklung eines einzelnen Pflegedienstes ab.
Ob sie wirtschaftlich ausreicht oder eine individuelle Vollkostenverhandlung sinnvoller ist, lässt sich deshalb nur anhand der eigenen Zahlen beurteilen.
INDIVIDUELLE VERHANDLUNGSSCHRITTE
• Eigene Kostenstruktur als Ausgangspunkt
• Personal- und Sachkosten werden berücksichtigt
• Absehbare Entwicklungen können einbezogen werden
• Höherer Vorbereitungsaufwand
• Belastbare Datenbasis erforderlich
• Forderung muss nachvollziehbar hergeleitet werden
Pauschale ANpassung
• Geringerer Vorbereitungsaufwand
• Schneller einzuordnen
• Einfachere Umsetzung
• Keine individuelle Vollkostenbetrachtung
• Besondere Kostenentwicklungen können unberücksichtigt bleiben
• Wirtschaftliche Wirkung trotzdem prüfen
Nicht der Prozentsatz entscheidet
Eine angebotene Steigerung von beispielsweise X Prozent sagt isoliert wenig darüber aus, ob die neue Vergütung wirtschaftlich ausreichend ist.
Entscheidend ist, wie sich die neue Vergütung im Verhältnis zur individuellen Kostenentwicklung des Pflegedienstes verhält.
Nicht der Prozentsatz entscheidet
Eine angebotene Steigerung von beispielsweise X Prozent sagt isoliert wenig darüber aus, ob die neue Vergütung wirtschaftlich ausreichend ist.
Entscheidend ist, wie sich die neue Vergütung im Verhältnis zur individuellen Kostenentwicklung des Pflegedienstes verhält.
Über den Autor
Jörn Amberger
Wirtschaftspsychologe (M.Sc.)
Fachberater für Unternehmenssanierung
und Restrukturierung (TMA/IFUS)
Geprüfter ESUG- und StaRUG-Berater (DIAI/Hochschule Allensbach)
Sachverständiger für Unternehmensbewertungen (DGuSV)
Kundenstimmen
4,9★ Google-Bewertung –
Das sagen unsere Mandanten
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Lukas StebelTrustindex überprüft, ob die Originalquelle der Bewertung Google ist.
Das Coaching mit Michelle von Amberger Consulting ist eine absolute Bereicherung! Ich mache mit ihr spürbare Fortschritte und merke, wie sehr es mir hilft sowohl beruflich als auch privat. Besonders beeindruckt mich ihr tiefgehendes Verständnis für die Herausforderungen meiner Rolle als stellvertretende Pflegedienstleitung. Sie erkennt schnell individuelle Bedürfnisse, stellt die richtigen Fragen und gibt wertvolle Impulse, die tatsächlich etwas bewirken. Durch ihr Coaching habe ich nicht nur meine professionelle Kommunikation im Pflegedienst verbessert, sondern auch meine zwischenmenschliche Kommunikation im privaten Umfeld positiv verändert. Ihre Methoden sind praxisnah und direkt umsetzbar genau das, was ein gutes Coaching ausmacht! ;) Wer nachhaltige Veränderungen sucht, ist bei Michelle in den besten Händen. Liebe Grüße an das gesamte Amberger Consulting Team L.Stebel![Google]()
Maria SchulzTrustindex überprüft, ob die Originalquelle der Bewertung Google ist.
Herr Amberger war mein Existenz-Gründungsberater. Die Gründung haben wir erfolgreich bestritten und bei allen Terminen haben die Tipps von Herrn Amberger finanziellen Input gebracht. Herr Keller ist mein Vertreter bei den Vergütungsvereinbarungen. Die Stundensatzverhandlungen hat er in all den Jahren zu Spitzenergebnissen geführt und hat so zu unserem Unternehmenserfolg erheblich beigetragen. Für diesen sensiblen Part hat Herr Keller einen 'Dauerauftrag'. Danke für die Expertise in den verschiedenen Bereichen!![Google]()
Marcel BröderTrustindex überprüft, ob die Originalquelle der Bewertung Google ist.
Nachdem wir bei der Gründung unseres Pflegedienstes derbe Rückschläge erlitten haben sind wir auf der Suche nach Unterstützung im Internet auf die Amberger Consulting GmbH aufmerksam geworden. Zu unserem Glück stand die Altenpflegemesse in Essen vor der Tür und da die Amberger Consulting GmbH unter den Ausstellern auftauchte war für uns klar dem Stand einen Besuch abzustatten. Nachdem wir einige andere auf die Gründung von Pflegediensten spezialisierte "Unternehmensberater" besucht und uns mit diesen besprochen haben, hat uns unsere Reise schlussendlich wie geplant zum Stand der Amberger Consulting GmbH geführt. Wir wurden herzlich begrüßt und wurden sofort (auch ohne Termin) von Herrn Ben Keller (Prokurist) abgeholt, der sich unseren "Leidensweg" geduldig und interessiert angehört hat. Herr Keller und seine Kollegin Frau Becker waren uns sofort sympathisch und strahlten in unserem Gespräch die notwendige Professionalität und Kompetenz aus, die man von einem Partner in der Gründungsphase erwartet. Wir haben uns im Nachgang dazu entschieden, die Amberger Consulting GmbH als Partner für die Gründung (Überarbeitung des Business- und Liquiditätsplans, Suche eines geeigneten Kreditinstituts, Suche eines geeigneten Steuerberaters, Vermittlung eines geeigneten Marketings etc.) und darüber hinaus zur kaufmännischen Begleitung für 1 Jahr (mal sehen ob es dabei bleibt ;) ) zu beauftragen. Was sollen wir sagen, es war die beste Entscheidung die wir treffen konnten. Die Amberger Consulting GmbH hat ALLE Versprechen gehalten und uns sehr zeitnah an unser Ziel gebracht. Unsere Beraterin Frau Celina Hedderich ist höchst kompetent und freundlich. Die Regeltermine sind immer Zielführend und sehr hilfreich. Wir konnten zum 01.12.2024 unseren Pflegedienst eröffnen und liegen derzeit über den Erwartungen. Besser hätte es nicht laufen können.![Google]()
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Wir sind sehr zufrieden mit der Unterstützung von Firma Amberger. Das Team ist kompetent, hilfsbereit und immer für uns da. Dank ihrer professionellen Beratung läuft alles reibungslos.![Google]()
C. G.Trustindex überprüft, ob die Originalquelle der Bewertung Google ist.
Wir gehen seit einem halben Jahr den Weg der Restrukturierung unserer Pflegeeinrichtung mit der Amberger Consulting. Seit dem hat sich viel zum positiven verändert. Herr Keller ist als Ansprechpartner immer erreichbar und geht individuell auf aktuelle Probleme und Veränderungen ein. Durch den Workshop Verkauspsychologie mit Frau Wirtz konnten wir unsere individuellen Stärken herausarbeiten und können diese nun gezielt bei Erst - und Beratungsgesprächen einsetzen. Wir sind sehr zufrieden und können die Amberger Consulting GmbH uneingeschränkt weiterempfehlen.![Google]()
Houda PlümerTrustindex überprüft, ob die Originalquelle der Bewertung Google ist.
Verlässliche Partner und Berater. Herr Keller ist ein sehr guter Berater und unterstützt uns mit viel Geduld und auch leicht verständlich. Wir haben so viel gelernt, was wir umsetzen werden, weil er sofort erkennt, wo Handlungsbedarf ist. Ein Unternehmen, dass effizient und effektiv plant und begleitet. Angefangen von Frau Erdemir bis hin zu Herrn Keller sind alle menschlich und hilfsbereit. Wir freuen uns auf eine weitere Zusammenarbeit.![Google]()
L KTrustindex überprüft, ob die Originalquelle der Bewertung Google ist.
Die Unterstützung von Amberger Consulting GmbH während des Verkaufs meines ambulanten Pflegedienstes war außergewöhnlich! Ihr Team hat nicht nur mit fachlicher Expertise geglänzt, sondern auch einfühlsam und verständnisvoll bei den emotionalen Schritten zur Seite gestanden. Dank ihrer professionellen Beratung verlief der Verkaufsprozess reibungslos und erfolgreich. Ich bin Amberger Consulting GmbH zutiefst dankbar und kann ihre Dienstleistungen wärmstens empfehlen!![Google]()
B CTrustindex überprüft, ob die Originalquelle der Bewertung Google ist.
Die Amberger Consulting GmbH hat uns bei der Restrukturierungen unseres Pflegedienstes professionell und effektiv unterstützt. Das Team ist super kompetent und sehr verständnisvoll. Wir konnten unsere Abläufe optimieren, Kosten senken und gleichzeitig die Qualität der Pflegeleistungen verbessern. Wir sind sehr zufrieden mit den Ergebnissen und dankbar für die Unterstützung!![Google]()
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Vergütungsverhandlungen richtig vorbereiten
Welche Unterlagen sollten vorliegen? Welche Kosten gehören in die Kalkulation? Was muss für den kommenden Vergütungszeitraum berücksichtigt werden?
Unser Leitfaden fasst die wichtigsten Punkte für die Vorbereitung einer Vergütungsverhandlung kompakt zusammen – von den benötigten Unternehmensdaten bis zur strukturierten Vollkostenkalkulation.
FAQ
FAQ – Die häufigsten Fragen zu Vergütungsverhandlungen
direkt beantwortet
Wann sollte ein Pflegedienst seine Vergütung neu verhandeln?
Ein Anlass kann insbesondere bestehen, wenn sich die Kostenstruktur seit der letzten Vereinbarung wesentlich verändert hat oder relevante Kostensteigerungen für den kommenden Zeitraum absehbar sind. Zusätzlich sind die jeweiligen Vertragsbedingungen und Fristen zu berücksichtigen.
Wie oft können Vergütungsverhandlungen geführt werden?
Das richtet sich nach Leistungsbereich, bestehender Vereinbarung sowie den jeweiligen gesetzlichen und vertraglichen Regelungen. Eine einheitliche Frist für sämtliche Vergütungsverhandlungen gibt es nicht.
Welche Unterlagen werden benötigt?
Typischerweise werden Unternehmenszahlen, BWA, Jahresabschlüsse, Lohn- und Personaldaten, Sachkosteninformationen sowie bestehende Vertrags- und Vergütungsunterlagen benötigt. Der konkrete Umfang richtet sich nach dem Verfahren.
Welche Rolle spielen Personalkosten?
Personalkosten gehören bei ambulanten Pflegediensten regelmäßig zu den größten Kostenblöcken. Veränderungen bei Löhnen, Zuschlägen und Personalstruktur können deshalb erheblichen Einfluss auf die Kalkulation haben.
Können zukünftige Lohnerhöhungen berücksichtigt werden?
Belastbar absehbare Entwicklungen können für eine zukunftsgerichtete Kalkulation relevant sein. Ihre konkrete Berücksichtigung richtet sich nach den geltenden gesetzlichen und vertraglichen Anforderungen.
Welche Sachkosten können relevant sein?
Je nach Unternehmen können beispielsweise Fahrzeuge, Kraftstoff, Miete, Versicherungen, Software, Verwaltung und Fortbildungen relevant sein. Welche Positionen im konkreten Verfahren berücksichtigt werden können, muss individuell geprüft werden.
Was ist eine Vollkostenkalkulation?
Bei einer Vollkostenkalkulation werden die relevanten Kosten des Pflegedienstes umfassend betrachtet. Sie schafft die wirtschaftliche Grundlage, um eine erforderliche Vergütung nachvollziehbar herzuleiten.
Was unterscheidet SGB V und SGB XI bei der Vergütung?
SGB XI betrifft insbesondere Leistungen der Pflegeversicherung. SGB V betrifft bei ambulanten Pflegediensten insbesondere Leistungen der häuslichen Krankenpflege. Für beide Bereiche gelten unterschiedliche gesetzliche und vertragliche Grundlagen.
Was regelt § 132a SGB V?
§ 132a SGB V bildet eine wesentliche gesetzliche Grundlage für die Versorgung mit häuslicher Krankenpflege und die darauf aufbauenden Vertrags- und Vergütungsstrukturen.
Sind Vergütungsverhandlungen bundesweit gleich?
Nein. Neben bundesgesetzlichen Grundlagen spielen landesspezifische Verträge und Vereinbarungen eine wichtige Rolle. Deshalb muss die konkrete Vertragslage des jeweiligen Bundeslandes berücksichtigt werden.
Was ist ein Punktwert?
In entsprechenden Vergütungssystemen dient der Punktwert dazu, die einem Leistungskomplex zugeordneten Punkte in einen abrechenbaren Geldbetrag umzuwandeln. Die konkrete Systematik ergibt sich aus der jeweiligen Vereinbarung.
Was passiert, wenn der Kostenträger der Forderung nicht zustimmt?
Zunächst sollte geklärt werden, welche Kostenpositionen, Annahmen oder Nachweise unterschiedlich bewertet werden. Je nach Leistungsbereich können weitere Verhandlungen oder vorgesehene Konfliktlösungsverfahren folgen.
Wann kommt eine Schiedsstelle ins Spiel?
Ob und wann eine Schiedsstelle angerufen werden kann, richtet sich nach dem jeweiligen Leistungsbereich sowie den gesetzlichen und vertraglichen Voraussetzungen.
Wie lange dauert eine Vergütungsverhandlung?
Die Dauer hängt unter anderem von Leistungsbereich, Vertragslage, Vollständigkeit der Unterlagen, Reaktionszeiten und Umfang strittiger Positionen ab.
Kann ein Pflegedienst die Verhandlung selbst führen?
Grundsätzlich ja. Dafür sollten Kalkulation, Vertragsgrundlagen, Nachweise und die wirtschaftlichen Auswirkungen verschiedener Ergebnisse sicher beurteilt werden können.
Was bringt eine höhere Vergütung tatsächlich?
Eine höhere Vergütung führt nicht automatisch im gleichen Umfang zu mehr Gewinn. Entscheidend ist, welche Kostenentwicklung der Erhöhung gegenübersteht und wie sich dadurch die Ertragskraft verändert.
Kann eine bessere Vergütung den Unternehmenswert erhöhen?
Eine nachhaltig bessere Ertragskraft kann grundsätzlich auch für den Unternehmenswert relevant sein. Entscheidend ist nicht die einzelne Vergütungserhöhung, sondern deren dauerhafte wirtschaftliche Wirkung.
Zuletzt geprüft: August 2026
Ansprechpartner
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Dann schreiben Sie uns. Ihr Ansprechpartner der Amberger Consulting
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